Spedytor wpisuje zlecenie do programu, a potem przepisuje je do arkusza kosztów, wiadomości dla przewoźnika i zestawienia dla księgowości. Gdy klient zmienia godzinę rozładunku, trzeba poprawić kilka miejsc. W takiej firmie pytanie o nowy system dotyczy przede wszystkim przepływu informacji.
Proste oprogramowanie spedycyjne może uporządkować bazę zleceń. Rozbudowany TMS może połączyć więcej etapów: planowanie, realizację, dokumenty i rozliczenie. Granica nie jest jednak wyznaczona nazwą produktu. Program reklamowany jako TMS należy ocenić na zadaniach wykonywanych w Twojej firmie.
Co powinna zapewniać nawet prosta baza zleceń
Podstawą jest jednoznaczny numer zlecenia, kontrahenci, miejsca i terminy, dane przewoźnika, stawki oraz dokumenty. Ważne są wyszukiwanie, uprawnienia i historia zmian. Jeśli dwie osoby mogą bez ostrzeżenia nadpisać tę samą godzinę dostawy, problem kilku wersji informacji pozostaje mimo rezygnacji z arkusza.
Prosty system może być wystarczający w małym zespole realizującym podobne przewozy, zwłaszcza gdy nie potrzebuje on planowania własnej floty. Warunkiem jest to, że narzędzie obsługuje realny obieg zlecenia, a firma ma jasno określone miejsca przechowywania pozostałych danych.
Różnica ujawnia się przy zmianie, nie na pustym formularzu
| Zdarzenie | Co sprawdzić w programie |
|---|---|
| Klient przesuwa rozładunek | Czy zmiana trafia do planu, osoby prowadzącej i powiadomienia dla przewoźnika? |
| Przewoźnik nalicza postój | Czy dopłata wymaga zatwierdzenia i zmienia wynik zlecenia? |
| Brakuje dokumentu dostawy | Czy zlecenie pozostaje na liście braków oraz wiadomo, kto ma zareagować? |
| Spedytor jest nieobecny | Czy zastępca odtworzy ustalenia bez dostępu do prywatnej skrzynki? |
Rozbudowany system jest użyteczny, jeśli te powiązania naprawdę działają. Przykładowo w dokumentacji planowania Oracle Transportation Management przesyłka łączy dane o terminach, wyposażeniu, stawkach i opłatach dodatkowych. Nie oznacza to, że taki sam zakres zapewnia każdy produkt z etykietą TMS.
Integracja: sprawdź kierunek i odpowiedzialność
„Integracja z księgowością” może oznaczać eksport pliku albo automatyczną wymianę danych. Zapytaj, jakie pola przechodzą, w którą stronę i co dzieje się po korekcie. Numer faktury zwrócony do zlecenia daje inną użyteczność niż plik wymagający ręcznego importu.
Ustal jedno miejsce zarządzania kartoteką kontrahenta. Jeżeli adres zmieniono w księgowości, system spedycyjny powinien wiedzieć, czy otrzymać aktualizację, czy przechowywać własną wersję. Potrzebna jest też obsługa błędów: komunikat o nieudanym eksporcie, osoba odpowiedzialna i możliwość ponowienia bez stworzenia duplikatu.
Podobnie sprawdzaj telematykę. Punkt na mapie jest mniej przydatny, jeżeli nie można przypisać go do właściwego zlecenia. Firma korzystająca z obcych przewoźników może potrzebować innego sposobu śledzenia niż przedsiębiorstwo z własnymi samochodami.
Demonstracja na jednym zleceniu z wyjątkiem
Przekaż dostawcy przykładowe, zanonimizowane zlecenie. Niech operator wprowadzi je, zmieni termin, doda koszt postoju, dołączy dokument dostawy i przekazuje komplet do rozliczenia. Zmierz czas oraz policz miejsca, w których trzeba coś przepisać.
Następnie poproś inną osobę o odnalezienie zmiany i ustalenie aktualnego kosztu. To sprawdza współpracę zespołu, której nie pokazuje prezentacja formularza. Jeżeli raport marży pomija dopłatę, funkcja istnieje w menu, lecz nie odpowiada potrzebie firmy.
Nie wybieraj na podstawie procentu wykorzystanych modułów. Jeden nieużywany moduł nie przesądza o złym zakupie; brak jednej krytycznej funkcji może natomiast wymusić codzienną pracę poza systemem.
Koszt wdrożenia i możliwość wyjścia
Do licencji lub abonamentu dolicz konfigurację, migrację kartotek, integracje, szkolenie i czas użytkowników. Ustal, które modyfikacje są w cenie, jak rozlicza się wsparcie i czy aktualizacje nie wymagają ponownego dostosowania integracji.
Sprawdź również eksport: zlecenia, dokumenty, historię zmian i dane słownikowe. Wygodny start nie rekompensuje sytuacji, w której po kilku latach nie da się zabrać potrzebnego archiwum. Oczekiwany format i zakres danych dobrze uzgodnić przed podpisaniem umowy.
Jeżeli głównym problemem jest nieporządek w kartotece, zacznij od uporządkowania danych. Jeżeli informacje gubią się między etapami i ludźmi, potrzebne są powiązania procesu. Pomocne będą także poradniki o porównywaniu systemów dla spedycji oraz przygotowaniu danych do wdrożenia TMS.
