Oprogramowanie spedycyjne może oznaczać zarówno prostą bazę zleceń, jak i rozbudowany TMS z telematyką, rozliczeniami, automatyzacją dokumentów i raportowaniem. Różnica nie polega tylko na liczbie modułów. Chodzi o to, ile etapów pracy system rzeczywiście łączy i ile informacji nadal trzeba przenosić poza nim.
Prosty program jest dobry, gdy problem jest prosty
Jeżeli firma potrzebuje przede wszystkim uporządkować zlecenia, kontrahentów i dokumenty, lekkie rozwiązanie może być szybsze oraz tańsze. Nie ma sensu wdrażać skomplikowanego planowania floty w spedycji, która pracuje wyłącznie z zewnętrznymi przewoźnikami i nie będzie z niego korzystać.
Koszt zlecenia powinien obejmować opłaty dodatkowe, postoje i inne pozycje wpływające na rentowność, a nie tylko stawkę przewoźnika.
Pełny TMS zaczyna mieć przewagę przy zależnościach
Kiedy dane zlecenia mają wpływać na planowanie, monitoring, koszty i raporty, jedna spójna baza jest wygodniejsza niż kilka prostych narzędzi. Szczególnie ważne staje się to w większym zespole, gdzie każdy powinien widzieć tę samą wersję informacji.
Integracja z telematyką jest najbardziej użyteczna, gdy lokalizację pojazdu można połączyć z konkretnym zleceniem i przewidywanym czasem realizacji.
Po wdrożeniu dobrze mierzyć czas wykonania kilku typowych czynności. Jeżeli proces, który miał być prostszy, wymaga więcej kroków niż wcześniej, konfiguracja wymaga poprawy. W tym konkretnym przypadku odnosi się to do zagadnienia „oprogramowanie spedycyjne”.
Uprawnienia powinny odpowiadać odpowiedzialności. Handlowiec, spedytor, księgowość i administrator nie muszą edytować tych samych pól, nawet jeśli wszyscy widzą zlecenie.
Integracja z zewnętrznym systemem może być ważniejsza niż własny moduł
Nie wszystko musi znajdować się w jednym programie. Jeśli firma ma dobre narzędzie księgowe, bardziej wartościowa będzie poprawna wymiana danych niż przeciętny moduł finansowy w TMS. To samo dotyczy telematyki i giełd transportowych.
TMS powinien przeprowadzać zlecenie od przyjęcia do rozliczenia bez wielokrotnego przepisywania tych samych danych.
Raportowanie ujawnia różnicę klasy systemu
Prosta baza pozwala znaleźć zlecenie, ale analiza kosztów, klientów, tras czy przewoźników wymaga dobrze ustrukturyzowanych danych. Jeżeli system przechowuje je konsekwentnie, raport można tworzyć bez wielokrotnego eksportu do Excela.
Przed wdrożeniem trzeba określić jedno źródło informacji o kontrahencie, trasie, przewoźniku i stawkach. Inaczej raporty szybko zaczną się rozjeżdżać.
Mała spedycja nie zawsze potrzebuje rozbudowanego systemu od pierwszego dnia. Moment zmiany zwykle przychodzi wtedy, gdy kilka osób zaczyna pracować na różnych wersjach tych samych danych. W tym konkretnym przypadku odnosi się to do zagadnienia „oprogramowanie spedycyjne”.
Statusy mają wartość tylko wtedy, gdy są aktualne i jednoznaczne dla całego zespołu. Automatyzacja oparta na złych statusach przyspiesza wysyłanie złych informacji.
Koszt wdrożenia to także czas użytkowników
Rozbudowany system jest droższy nie tylko w licencji. Wymaga konfiguracji, szkolenia i utrzymywania jakości danych. Jeżeli firma wykorzysta 20 procent funkcji, prostsze narzędzie może dać lepszy rezultat za mniejszy koszt organizacyjny.
Wybór pomiędzy prostym oprogramowaniem spedycyjnym a pełnym TMS powinien wynikać z liczby powiązań w procesie. Jeśli głównym problemem jest bałagan w zleceniach, zacząć można prościej. Gdy problemem jest współpraca wielu etapów i systemów, przewaga TMS rośnie.
Oprogramowanie spedycyjne: tms powinien przeprowadzać zlecenie od przyjęcia do rozliczenia bez wielokrotnego przepisywania tych samych da
TMS powinien przeprowadzać zlecenie od przyjęcia do rozliczenia bez wielokrotnego przepisywania tych samych danych.
Przed wdrożeniem trzeba określić jedno źródło informacji o kontrahencie – Oprogramowanie spedycyjne
Przed wdrożeniem trzeba określić jedno źródło informacji o kontrahencie, trasie, przewoźniku i stawkach. Inaczej raporty szybko zaczną się rozjeżdżać.
Z tym tematem bezpośrednio łączy się poradnik: crm w firmie spedycyjnej a tms – dwa różne zadania. W tym samym obszarze przydaje się także Oprogramowanie dla spedycji. Jeżeli ten wątek jest najważniejszy, warto przejść również do Oprogramowanie TMS.
Przy migracji warto ustalić, ile historii naprawdę trzeba przenieść do aktywnej bazy. Czasem pełne archiwum może pozostać tylko do odczytu, a nowy system zaczyna pracę na oczyszczonych danych. W tym konkretnym przypadku odnosi się to do zagadnienia „oprogramowanie spedycyjne”.