Oprogramowanie dla spedycji często porównuje się tabelą funkcji: jeden system ma 120 pozycji, drugi 160, więc drugi wydaje się lepszy. Taki ranking bywa mylący. Firma może nigdy nie użyć połowy modułów, za to codziennie tracić czas na niewygodne wprowadzanie podstawowego zlecenia. Znacznie lepszy jest test na własnym procesie.
Weź jedno prawdziwe zlecenie i przeprowadź je od początku do końca
W wersji demonstracyjnej warto utworzyć klienta, trasę, przewoźnika, zmienić termin, dodać dokument, rozliczyć koszt i wygenerować fakturę lub dane do księgowości. Wtedy szybko wychodzi liczba kliknięć, miejsca wymagające ręcznego kopiowania i to, czy system jest intuicyjny bez ciągłego zaglądania do instrukcji.
Mała spedycja nie zawsze potrzebuje rozbudowanego systemu od pierwszego dnia. Moment zmiany zwykle przychodzi wtedy, gdy kilka osób zaczyna pracować na różnych wersjach tych samych danych.
Integracja z telematyką jest najbardziej użyteczna, gdy lokalizację pojazdu można połączyć z konkretnym zleceniem i przewidywanym czasem realizacji.
Uprawnienia powinny odpowiadać odpowiedzialności. Handlowiec, spedytor, księgowość i administrator nie muszą edytować tych samych pól, nawet jeśli wszyscy widzą zlecenie.
Sprawdź, gdzie znajdują się dane po roku
Dobra baza nie jest tylko magazynem bieżących zleceń. Powinna pozwalać znaleźć historię klienta, przewoźnika, tras i stawek. Przy reklamacji sprzed kilku miesięcy wyszukanie dokumentów nie może polegać na przeglądaniu archiwum poczty.
Integracje trzeba oceniać po zakresie, nie po logo
Informacja „integracja z telematyką” może oznaczać podgląd pozycji albo pełne powiązanie danych z konkretnym transportem. Podobnie z księgowością. Warto zapytać, które dane przechodzą automatycznie i w którym kierunku.
Wdrożenie jest częścią produktu
Nawet dobry system może zostać źle przyjęty, jeśli użytkownicy dostaną go bez konfiguracji i szkolenia. Trzeba ustalić, kto przenosi słowniki, jak wygląda wsparcie podczas startu i ile zmian konfiguracji można wprowadzić po pierwszych tygodniach.
Przy migracji warto ustalić, ile historii naprawdę trzeba przenieść do aktywnej bazy. Czasem pełne archiwum może pozostać tylko do odczytu, a nowy system zaczyna pracę na oczyszczonych danych.
Statusy mają wartość tylko wtedy, gdy są aktualne i jednoznaczne dla całego zespołu. Automatyzacja oparta na złych statusach przyspiesza wysyłanie złych informacji.
Eksport danych zabezpiecza firmę na przyszłość
Warto sprawdzić, czy można pobrać zlecenia, kontrahentów i dokumenty w użytecznej formie. Firma buduje bazę latami i nie powinna odkryć przy zmianie dostawcy, że własna historia jest zamknięta w systemie bez praktycznego eksportu.
Oprogramowanie dla spedycji najlepiej oceniać przez czas potrzebny na normalną pracę i jakość informacji dostępnej później. Długi katalog funkcji ma znaczenie dopiero wtedy, gdy podstawowy proces jest szybki, zrozumiały i nie wymaga obchodzenia systemu arkuszami.
TMS powinien przeprowadzać zlecenie od przyjęcia do rozliczenia bez wielokrotnego przepisywania tych samych danych.
Po wdrożeniu dobrze mierzyć czas wykonania kilku typowych czynności. Jeżeli proces, który miał być prostszy, wymaga więcej kroków niż wcześniej, konfiguracja wymaga poprawy.
Koszt zlecenia powinien obejmować opłaty dodatkowe, postoje i inne pozycje wpływające na rentowność, a nie tylko stawkę przewoźnika.
TMS powinien przeprowadzać zlecenie od przyjęcia do rozliczenia bez wielokrotnego przepisywania tych samych da
TMS powinien przeprowadzać zlecenie od przyjęcia do rozliczenia bez wielokrotnego przepisywania tych samych danych.
Przed wdrożeniem trzeba określić jedno źródło informacji o kontrahencie – Oprogramowanie dla spedycji
Przed wdrożeniem trzeba określić jedno źródło informacji o kontrahencie, trasie, przewoźniku i stawkach. Inaczej raporty szybko zaczną się rozjeżdżać.
Z tym tematem bezpośrednio łączy się planowanie tras w tms – czego system nie zrobi bez dobrych danych. W tym samym obszarze przydaje się także Program spedycyjny. Jeżeli ten wątek jest najważniejszy, warto przejść również do oprogramowanie spedycyjne.
Przed wdrożeniem trzeba określić jedno źródło informacji o kontrahencie, trasie, przewoźniku i stawkach. Inaczej raporty szybko zaczną się rozjeżdżać.