Oprogramowanie TMS jest najbardziej użyteczne wtedy, gdy łączy trzy rzeczy, które w wielu firmach są rozdzielone: plan transportu, bieżącą informację o realizacji i rozliczenie kosztów. Jeśli każdy etap działa w osobnym arkuszu lub programie, pracownicy spędzają dużo czasu na przenoszeniu danych zamiast na zarządzaniu zleceniem.
Plan transportu musi być oparty na wiarygodnych danych
Adres, okna czasowe, wymagania ładunku i dostępność pojazdu są podstawą. System może proponować trasę lub kolejność, ale nie poprawi błędnego kodu pocztowego ani nierealnego czasu załadunku. Jakość planowania zaczyna się więc od jakości danych w zleceniu.
Mała spedycja nie zawsze potrzebuje rozbudowanego systemu od pierwszego dnia. Moment zmiany zwykle przychodzi wtedy, gdy kilka osób zaczyna pracować na różnych wersjach tych samych danych. Dla tematu „oprogramowanie TMS” jest to szczególnie istotne przy porównywaniu dwóch ofert lub wariantów.
Koszt zlecenia powinien obejmować opłaty dodatkowe, postoje i inne pozycje wpływające na rentowność, a nie tylko stawkę przewoźnika.
Obieg informacji powinien być jednokierunkowy tam, gdzie to możliwe
Jeżeli zmiana adresu trafia do maila, później do kierowcy, a na końcu ktoś ręcznie poprawia TMS, łatwo o rozjazd. Lepiej mieć jedno źródło i mechanizm przekazywania zmian dalej. To właśnie takie drobne procesy często decydują o wartości wdrożenia.
Statusy mają wartość tylko wtedy, gdy są aktualne i jednoznaczne dla całego zespołu. Automatyzacja oparta na złych statusach przyspiesza wysyłanie złych informacji.
Integracja z telematyką jest najbardziej użyteczna, gdy lokalizację pojazdu można połączyć z konkretnym zleceniem i przewidywanym czasem realizacji.
TMS powinien przeprowadzać zlecenie od przyjęcia do rozliczenia bez wielokrotnego przepisywania tych samych danych.
Koszt zlecenia trzeba uzupełniać na bieżąco
Dopłata za postój lub dodatkowy kilometr zapisana tylko w mailu nie pojawi się w raporcie rentowności. System powinien pozwalać dopisywać koszty w kontekście konkretnego zlecenia i pozostawiać historię, kto oraz dlaczego je wprowadził.
Przy migracji warto ustalić, ile historii naprawdę trzeba przenieść do aktywnej bazy. Czasem pełne archiwum może pozostać tylko do odczytu, a nowy system zaczyna pracę na oczyszczonych danych. Dla tematu „oprogramowanie TMS” jest to szczególnie istotne przy porównywaniu dwóch ofert lub wariantów.
Dokument jest częścią przepływu
Potwierdzenie dostawy, skan CMR czy faktura przewoźnika powinny trafić do właściwej sprawy. To przyspiesza późniejsze rozliczenie i obsługę reklamacji. Wspólne foldery bez konsekwentnego nazewnictwa szybko zamieniają się w kolejne miejsce do przeszukiwania.
Uprawnienia powinny odpowiadać odpowiedzialności. Handlowiec, spedytor, księgowość i administrator nie muszą edytować tych samych pól, nawet jeśli wszyscy widzą zlecenie.
Raport na końcu pokazuje jakość procesu
Jeżeli statusy i koszty są aktualizowane poprawnie, raport może być wygenerowany bez ręcznego czyszczenia danych. Gdy przed każdym zestawieniem trzeba przez kilka godzin poprawiać rekordy, problem leży nie tylko w raporcie, ale w codziennym sposobie pracy.
Oprogramowanie TMS warto wdrażać od głównego przepływu zlecenia i stopniowo dokładać automatyzacje. Dzięki temu użytkownicy widzą, po co wpisują dane, a system nie staje się formularzem wypełnianym wyłącznie dla samego systemu.
Przed wdrożeniem trzeba określić jedno źródło informacji o kontrahencie, trasie, przewoźniku i stawkach. Inaczej raporty szybko zaczną się rozjeżdżać.
Oprogramowanie TMS: tms powinien przeprowadzać zlecenie od przyjęcia do rozliczenia bez wielokrotnego przepisywania tych samych da
TMS powinien przeprowadzać zlecenie od przyjęcia do rozliczenia bez wielokrotnego przepisywania tych samych danych.
Przed wdrożeniem trzeba określić jedno źródło informacji o kontrahencie – Oprogramowanie TMS
Przed wdrożeniem trzeba określić jedno źródło informacji o kontrahencie, trasie, przewoźniku i stawkach. Inaczej raporty szybko zaczną się rozjeżdżać.
Z tym tematem bezpośrednio łączy się elektroniczny obieg dokumentów w spedycji. W tym samym obszarze przydaje się także Planowanie tras w TMS.
Po wdrożeniu dobrze mierzyć czas wykonania kilku typowych czynności. Jeżeli proces, który miał być prostszy, wymaga więcej kroków niż wcześniej, konfiguracja wymaga poprawy. Dla tematu „oprogramowanie TMS” jest to szczególnie istotne przy porównywaniu dwóch ofert lub wariantów.