Poniedziałek, dziewiąta rano. Nowa osoba przychodzi do firmy, umowa jest gotowa, lecz dział IT nie otrzymał zgłoszenia. Kierownik sądził, że wyśle je HR; HR czekał na decyzję kierownika. System kadrowy działa, a proces zawiódł. To dobry punkt wyjścia do porządkowania pracy z ludźmi: trzeba sprawdzić przekazanie zadania między działami.
Od zdarzenia do potwierdzonego wyniku
Dla jednego procesu zapisz zdarzenie początkowe, oczekiwany rezultat i osobę, która potwierdza jego osiągnięcie. Przy zatrudnieniu startem może być zatwierdzenie daty rozpoczęcia, a wynikiem gotowość stanowiska i zakończenie uzgodnionego wdrożenia. Samo wysłanie wiadomości nie dowodzi, że przygotowano dostęp.
Następnie rozdziel decyzję, wykonanie i kontrolę. Przełożony może zatwierdzać wymagane aplikacje, IT zakładać konta, a HR prowadzić harmonogram. Nie oznacza to, że każdy z tych działów potrzebuje pełnego kompletu dokumentów pracownika.
| Zdarzenie | Co trzeba przekazać | Co potwierdzić |
|---|---|---|
| Rozpoczęcie pracy | Termin, zespół, przełożony i zatwierdzony zakres przygotowania stanowiska | Gotowość sprzętu, kont i opiekuna wdrożenia |
| Zmiana stanowiska | Nową rolę i datę jej obowiązywania | Nadanie nowych oraz przegląd dotychczasowych dostępów |
| Odejście | Uzgodniony termin i zadania przekazania obowiązków | Wykonanie listy zamknięcia, w tym obsługę kont i sprzętu |
To schemat organizacyjny, nie kompletny wykaz obowiązków prawnych. Szczegółowy zakres dokumentacji i terminy przechowywania trzeba ustalić dla konkretnej sytuacji.
Jedno źródło informacji nie oznacza jednego widoku dla wszystkich
Wskaż, skąd pobierana jest obowiązująca informacja o zespole, przełożonym czy dacie zmiany. Jeśli dział płac i katalog kont prowadzą własne kopie, określ właściciela aktualizacji oraz sposób wykrywania rozbieżności. Przy zmianie przyszłej warto rozróżnić datę wpisania danych od daty ich obowiązywania.
Przykład: przeniesienie do innego zespołu zatwierdzono w środę, lecz zaczyna obowiązywać w poniedziałek. Bez daty skuteczności system może za wcześnie zmienić ścieżkę akceptacji urlopu lub zostawić dotychczasowego przełożonego na kolejny tydzień.
Dostęp projektuj według zadania. Osoba organizująca szkolenie może potrzebować listy uczestników, nie informacji płacowych. UODO wyjaśnia, że administrator powinien kontrolować, kto i w jakim zakresie przetwarza dane; opisuje to stanowisko dotyczące upoważnień i kontroli dostępu. Uprawnienia w aplikacji powinny odpowiadać ustalonemu zakresowi pracy.
Automatyzuj dopiero po uporządkowaniu wyjątków
Dobrym kandydatem do automatyzacji jest przypomnienie o niepotwierdzonym zadaniu lub utworzenie zgłoszenia na podstawie zatwierdzonej zmiany. Najpierw jednak określ, co stanie się przy przesunięciu daty rozpoczęcia, wycofaniu decyzji albo nieobecności osoby akceptującej.
Bez takiej obsługi system może przygotować konta dla osoby, która nie rozpocznie pracy, albo wysyłać ponaglenia dotyczące anulowanego wdrożenia. Każde zadanie powinno mieć identyfikator, status, termin i ślad istotnych zmian. Powtórne przetworzenie tego samego zgłoszenia nie powinno tworzyć drugiego zestawu zadań.
Mierz jakość procesu, a nie liczbę kliknięć
Na początek wybierz dwa wyniki: odsetek osób z gotowym stanowiskiem w pierwszym dniu oraz liczbę spraw zakończonych po uzgodnionym terminie. Zdefiniuj licznik, mianownik i wyłączenia. Bez tego dwa zespoły mogą raportować „terminowość” w zupełnie inny sposób.
Wskaźnik opóźnienia powinien prowadzić do pytania o przyczynę: brak decyzji, niepełne zgłoszenie czy niewykonane zadanie? Sam wykres nie rozwiąże problemu. Różnicę między zestawieniem a analizą rozwija tekst Business Intelligence a zwykły raport.
Porządkowanie HR można zacząć od jednej kartki procesu i kilku rzeczywistych spraw. Dopiero po sprawdzeniu, gdzie giną informacje, łatwiej określić wymagania wobec narzędzia. Wtedy kupuje się obsługę konkretnego przepływu pracy, zamiast liczyć, że sama aplikacja ustali odpowiedzialność.
