W starym arkuszu klient występuje jako „Alfa”, w rozliczeniu jako „Alfa Transport”, a miejsce rozładunku ma tę samą nazwę co siedziba. Automatyczne połączenie wpisów po nazwie może usunąć różnicę, której firma potrzebuje. Przy migracji ważniejsze od estetyki tabeli jest zachowanie właściwego znaczenia rekordów.
Oddziel identyfikator od nazwy
Proponowany model porządkowania zaczyna się od wskazania, co opisuje dany rekord: kontrahenta, oddział, miejsce realizacji, kontakt czy zlecenie. Nadaj lub zachowaj trwały identyfikator i zapisz powiązanie ze starym systemem.
Nazwa może się zmienić, a kilka miejsc może należeć do jednego podmiotu. Nie łącz ich wyłącznie na podstawie podobnego tekstu. Regułę rozpoznania duplikatu uzgodnij z właścicielem danych i sprawdzaj wątpliwe przypadki osobno.
Jeżeli zlecenie odwołuje się do kontrahenta, import powinien zachować tę relację. Zestawienie stary identyfikator–nowy identyfikator pomaga kontrolować powiązania i wyjaśnić niezgodność po próbie.
Przygotuj mapę pól, zanim poprawisz cały plik
Dla każdego pola określ źródło, znaczenie, format docelowy i regułę walidacji. Poniższy schemat jest własnym przykładem; nazwy techniczne dopasuj do specyfikacji wybranego TMS.
| Dane źródłowe | Ustalenie przed importem | Kontrola |
|---|---|---|
| Numer zlecenia | Unikalność i zachowanie numeru historycznego | Brak niezamierzonych powtórzeń |
| Termin załadunku | Data czy data z godziną; sposób zapisu czasu | Poprawne odczytanie dnia i godziny |
| Stawka | Przychód czy koszt, kwota netto czy brutto, waluta | Zgodność znaczenia i wartości |
| Masa | Jednostka źródłowa i docelowa | Przeliczenie według ustalonej reguły |
| Status | Znaczenie starego statusu w nowym procesie | Brak przypadkowego zamykania otwartych spraw |
Przykładowa wartość masy „1,5” bez jednostki jest niepełna. Podobnie data „04/05” wymaga rozstrzygnięcia formatu. Nie zastępuj braków domyślną wartością tylko po to, aby importer zaakceptował wiersz.
Historia i otwarte zlecenia wymagają różnych decyzji
Ustal, co ma być aktywnie używane po starcie, a co pozostanie dostępne jako archiwum. Otwarta sprawa potrzebuje aktualnego stanu, właściciela i danych pozwalających kontynuować realizację. Historyczny rekord może wymagać przede wszystkim możliwości odnalezienia dokumentów i wcześniejszych ustaleń.
Zakres przeniesienia uzgodnij z potrzebami operacyjnymi, rozliczeniowymi oraz zasadami zachowania dokumentacji firmy. Nie usuwaj starej bazy po samym imporcie. Sprawdź dostępność historii i powiązanych załączników, zanim uznasz migrację za odebraną.
Próba powinna obejmować trudne rekordy
Wybierz próbkę zawierającą dane z różnych źródeł, zmienione nazwy, kilka walut, brakujące pola oraz otwarte i zamknięte sprawy. Nie ograniczaj testu do kilku najłatwiejszych wierszy.
W środowisku do prób sprawdź liczbę przyjętych, odrzuconych i świadomie pominiętych rekordów. Każde odrzucenie powinno mieć przyczynę i sposób rozstrzygnięcia. Powtórzenie importu wymaga ustalenia, czy aktualizuje rekord, tworzy nowy czy jest blokowane.
Porównaj wybrane zlecenia od początku do końca: kontrahentów, adresy, kwoty, daty, status i dokumenty. Kontrole sum wykonuj dla tego samego zakresu i waluty; dodanie wartości w różnych walutach nie sprawdza poprawności rozliczeń.
Zatrzymaj rozjazd między próbą a startem
Podczas przygotowania firma nadal pracuje. Wyznacz, do kiedy dane źródłowe są aktualizowane i jak przeniesiesz zmiany powstałe po ostatnim eksporcie. Zapisz wersję plików, reguł mapowania oraz wyników kontroli.
Przed uruchomieniem niech właściciele danych potwierdzą próbkę i rozstrzygnięte wyjątki. Organizację pilotażu oraz przejścia opisuje artykuł o wdrożeniu programu dla spedycji. Odbiór danych powinien potwierdzić ich znaczenie i relacje, a nie tylko zielony komunikat zakończenia importu.
