TMS to Transportation Management System, system zarządzania transportem. Może wspierać planowanie i prowadzenie przewozów, informacje o realizacji oraz rozliczenie. Nie jest przeznaczony wyłącznie dla firm posiadających ciężarówki: producent lub dystrybutor także organizuje transport, nawet jeśli wykonują go zewnętrzni przewoźnicy.
Najpierw ustal rolę swojej firmy
Firma zlecająca przewozy potrzebuje wiedzieć, co wysłać, w jakim terminie i komu powierzyć realizację. Spedycja organizuje zlecenia klientów i współpracę z wykonawcami. Przewoźnik planuje także wykorzystanie własnych zasobów. Te role mogą się łączyć, ale nie tworzą identycznych wymagań wobec programu.
SAP w materiałach szkoleniowych opisuje zarządzanie transportem zarówno dla nadawców, jak i dostawców usług logistycznych. Rozdziela wymagania i zlecenia, planowanie, realizację, koszty oraz analizę. To przykład zakresu systemu, nie dowód, że każdy produkt nazwany TMS oferuje wszystkie funkcje w podstawowej licencji.
Z tego powodu pytanie „czy mamy własną flotę?” jest tylko jednym z pytań. Ważniejsze jest również, czy odpowiadacie za organizację przewozu i jaki fragment tej pracy ma obsłużyć narzędzie.
Prześledź jedno zlecenie od potrzeby do zamknięcia
Własny, fikcyjny przykład: hurtownia nie ma samochodów, lecz codziennie organizuje dostawy. Sprzedaż podaje termin klienta, magazyn potwierdza gotowość, logistyka wybiera przewoźnika, a osoba rozliczająca potrzebuje dokumentów i informacji o wykonanej usłudze.
TMS może być miejscem powiązania tych informacji z przewozem. Przyjęta potrzeba trafia do planowania; wybrany wykonawca i termin do realizacji; wynik oraz dokumenty do zamknięcia. Nadal trzeba określić, kto potwierdza każdą informację i co robi po zmianie. Program nie ustali sam, że magazyn jest gotowy, jeśli nie otrzyma wiarygodnych danych.
W tym przykładzie warto osobno rozróżniać „zlecono przewoźnikowi”, „przewoźnik potwierdził” i „towar odebrano”. Nie są to trzy nazwy tego samego momentu. Konkretne statusy ustalasz dla własnego procesu; nie należy narzucać ich każdej firmie bez sprawdzenia pracy zespołu.
Potrzeba TMS wynika z odpowiedzialności, nie samej nazwy branży
Jeśli organizujesz okazjonalne, proste przewozy, a potrzebne dane są dostępne we wspólnie prowadzonym rejestrze, osobny rozbudowany system może nie dać wystarczającej korzyści. Jeśli transport wymaga koordynacji wielu osób i decyzji, sens TMS rośnie wraz z potrzebą powiązania planu z realizacją.
Sprawdź na kilku zakończonych zleceniach, czy potrafisz odtworzyć:
- co miało zostać przewiezione i na jakich uzgodnionych warunkach;
- która wersja terminu oraz wykonawcy była aktualna;
- co faktycznie wykonano i jakie dokumenty to potwierdzają;
- co pozostało do wyjaśnienia przed zamknięciem.
To własna metoda przeglądu potrzeb, nie uniwersalny test opłacalności. Moment odejścia od arkusza w małej spedycji szerzej opisuje osobny poradnik.
Wymagaj funkcji, które zamykają konkretną lukę
Jeżeli problemem są zmiany terminów, zacznij od historii i odpowiedzialności za aktualizację. Przy brakujących potwierdzeniach odbioru potrzebujesz powiązania dokumentu ze zleceniem i obsługi braków. Sama mapa pojazdów nie rozwiązuje obu tych potrzeb.
Sprawdź również granice współpracy z istniejącymi narzędziami: skąd przychodzą dane zamówienia i gdzie trafia wynik przewozu. Zakres programu powinien wynikać z pracy, którą faktycznie powierzysz zespołowi i systemowi. Wtedy nazwę TMS można przełożyć na rezultat: aktualną informację o zleceniu, widoczną odpowiedzialność i możliwe do sprawdzenia zamknięcie.
