Program TMS służy do zarządzania procesem transportowym, ale nie każda firma potrzebuje rozbudowanego systemu od pierwszego zlecenia. Mała spedycja może długo działać na prostych narzędziach. Granica pojawia się wtedy, gdy dane zaczynają się dublować, kilka osób pracuje na różnych wersjach informacji, a przygotowanie raportu wymaga ręcznego składania kilku arkuszy.
TMS ma połączyć etapy, które wcześniej żyły osobno
Przyjęcie zlecenia, planowanie, wybór przewoźnika, monitorowanie realizacji, dokumenty i rozliczenie powinny korzystać ze wspólnego zestawu danych. Jeśli adres klienta jest wpisywany pięć razy w pięciu miejscach, firma traci czas i zwiększa ryzyko pomyłki.
Największa różnica pojawia się przy pracy zespołowej
Jedna osoba może pamiętać wiele szczegółów „w głowie”. Gdy spedytorów jest kilku, potrzebują wspólnych statusów i historii. Przejęcie zlecenia podczas urlopu powinno być możliwe bez godzinnego przekazywania informacji przez telefon.
Przed wdrożeniem trzeba określić jedno źródło informacji o kontrahencie, trasie, przewoźniku i stawkach. Inaczej raporty szybko zaczną się rozjeżdżać.
Przy migracji warto ustalić, ile historii naprawdę trzeba przenieść do aktywnej bazy. Czasem pełne archiwum może pozostać tylko do odczytu, a nowy system zaczyna pracę na oczyszczonych danych.
Mała spedycja nie zawsze potrzebuje rozbudowanego systemu od pierwszego dnia. Moment zmiany zwykle przychodzi wtedy, gdy kilka osób zaczyna pracować na różnych wersjach tych samych danych.
Koszt zlecenia powinien obejmować opłaty dodatkowe, postoje i inne pozycje wpływające na rentowność, a nie tylko stawkę przewoźnika.
Integracja z telematyką jest najbardziej użyteczna, gdy lokalizację pojazdu można połączyć z konkretnym zleceniem i przewidywanym czasem realizacji.
Status jest użyteczny tylko wtedy, gdy jest aktualny
TMS może automatycznie wysyłać klientowi informacje, lecz jeżeli użytkownicy nie aktualizują zleceń, automatyzacja tylko szybciej rozsyła błędne komunikaty. Wdrożenie powinno więc określić, kiedy i przez kogo status jest zmieniany.
Uprawnienia powinny odpowiadać odpowiedzialności. Handlowiec, spedytor, księgowość i administrator nie muszą edytować tych samych pól, nawet jeśli wszyscy widzą zlecenie.
Rozliczenie pokazuje prawdziwy wynik zlecenia
Przychód od klienta i stawka przewoźnika to początek. Dodatkowe kilometry, postoje, opłaty i korekty powinny trafiać do tego samego rekordu. Wtedy TMS staje się źródłem danych o rentowności, a nie tylko elektronicznym notesem.
Statusy mają wartość tylko wtedy, gdy są aktualne i jednoznaczne dla całego zespołu. Automatyzacja oparta na złych statusach przyspiesza wysyłanie złych informacji.
Po wdrożeniu dobrze mierzyć czas wykonania kilku typowych czynności. Jeżeli proces, który miał być prostszy, wymaga więcej kroków niż wcześniej, konfiguracja wymaga poprawy.
Kiedy arkusz przestaje wystarczać
Nie ma jednej liczby zleceń miesięcznie. Sygnałem jest raczej liczba ręcznych czynności: kopiowanie danych, pytania „która wersja jest aktualna”, zagubione dokumenty i raporty tworzone godzinami. Jeżeli te problemy rosną razem z firmą, system zaczyna mieć ekonomiczny sens.
Program TMS powinien upraszczać proces, nie go komplikować. Warto zaczynać od funkcji wykorzystywanych codziennie i dopiero później uruchamiać kolejne moduły. System, którego ludzie nie chcą aktualizować, nie da dobrych danych niezależnie od ceny licencji.
TMS powinien przeprowadzać zlecenie od przyjęcia do rozliczenia bez wielokrotnego przepisywania tych samych da
TMS powinien przeprowadzać zlecenie od przyjęcia do rozliczenia bez wielokrotnego przepisywania tych samych danych.
Przed wdrożeniem trzeba określić jedno źródło informacji o kontrahencie – Program TMS
Przed wdrożeniem trzeba określić jedno źródło informacji o kontrahencie, trasie, przewoźniku i stawkach. Inaczej raporty szybko zaczną się rozjeżdżać.
Z tym tematem bezpośrednio łączy się poradnik: crm w firmie spedycyjnej a tms – dwa różne zadania.
TMS powinien przeprowadzać zlecenie od przyjęcia do rozliczenia bez wielokrotnego przepisywania tych samych danych.